AI Automation · AI Dataentry

AI Dataentry som läser dokumenten och matar in datan åt er

En AI-lösning som tolkar fakturor, formulär, mejl och bilagor och skriver in informationen direkt i rätt system — utan manuell knappning.

Dataregistrering är den typ av arbete som slukar timmar utan att skapa något värde i sig själv. Vi bygger AI-flöden som läser dokument och formulär, tolkar innehållet och registrerar det korrekt i era system — så att personalen slipper knappa in samma information om och om igen.

Kort svar: vad är AI Dataentry?

AI Dataentry innebär att AI läser innehåll i dokument, formulär, mejl eller bilder och automatiskt registrerar det i rätt system istället för att en person skriver in det manuellt. Det kan handla om att läsa av fakturor och lägga in dem i ekonomisystemet, tolka ifyllda formulär och skapa poster i ett affärssystem, eller extrahera information ur mejl och lägga in den i ett register.

Det passar verksamheter där stora volymer av likartade dokument hanteras manuellt idag, och där felen som uppstår av mänsklig inmatning kostar tid att rätta till. AI-lösningen kopplas mot era befintliga system via API och tränas på hur era specifika dokument och formulär faktiskt ser ut.

Ingen färdig OCR-mall — tolkningen tränas på era faktiska dokument

Generiska OCR-lösningar missar ofta fält som är specifika för er bransch eller era leverantörer. Vi bygger tolkningslogiken utifrån hur era dokument faktiskt ser ut och varierar.

Vi samlar in exempel på era faktiska dokumenttyper och format innan modellen tränas
Osäkra tolkningar flaggas för manuell kontroll istället för att registreras felaktigt
Ni bestämmer vilka fält som får fyllas i automatiskt och vilka som ska dubbelkollas

Varför manuell dataregistrering fortsätter kosta tid

Problemet är sällan bristen på system — det är att informationen måste in i systemet för hand från fel källa.

Fakturor och underlag kommer i olika format

Varför: Leverantörer skickar PDF:er, bilder och pappersfakturor utan gemensam struktur.
Konsekvens: Varje faktura måste öppnas och läsas manuellt innan den kan registreras.
Med AI: AI:n läser av fakturan oavsett format och fyller i rätt fält i ekonomisystemet.

Formulärdata skrivs in i flera steg

Varför: Ifyllda formulär eller ansökningar måste tolkas och föras över manuellt till rätt system.
Konsekvens: Dubbelarbete och risk för att uppgifter tappas mellan stegen.
Med AI: AI:n läser formuläret och skapar posten direkt i systemet vid ett tillfälle.

Mänsklig inmatning ger felaktiga uppgifter

Varför: Manuell avläsning och knappning innebär alltid en risk för feltolkning eller slarvfel.
Konsekvens: Felaktig data ställer till problem längre fram, ofta upptäckt först vid avstämning.
Med AI: AI:n läser av samma data konsekvent varje gång och flaggar osäkra tolkningar.

Volymtoppar skapar flaskhalsar

Varför: Vid hög belastning, till exempel månadsskifte, hinner personalen inte registrera i takt med inflödet.
Konsekvens: Eftersläpning byggs upp och skapar stress och förseningar i andra processer.
Med AI: AI:n hanterar samma volym oavsett tidpunkt, utan att kapaciteten blir en flaskhals.

Från manuell knappning till automatisk registrering

Vi tränar tolkningen stegvis på era faktiska dokument och validerar mot verklig data innan automatiken tar över.

Dokumentgenomgång

Vecka 1

Vi samlar in exempel på era vanligaste dokumenttyper och kartlägger hur mycket de varierar.

Systemkoppling

Vecka 1–2

Integration mot det eller de system dit datan ska registreras, till exempel ekonomi- eller affärssystem.

Tolkningsmodell

Vecka 2

Vi bygger och tränar AI:ns förmåga att läsa era specifika dokumentformat.

Kontrollregler

Vecka 3

Vi definierar vilka fält som kräver manuell granskning vid osäker tolkning.

Parallelldrift

Vecka 3

AI:ns registreringar jämförs mot manuellt inmatad data under en period.

Skarp drift

Vecka 4

Vi lanserar för en dokumenttyp i taget och utökar när träffsäkerheten är bevisad.

Funktioner i AI Dataentry-flödet

Vi väljer de funktioner som faktiskt löser era mest tidskrävande registreringsmoment.

Dokumenttolkning

AI:n läser innehållet i PDF:er, bilder och skannade dokument oavsett layout.

Ingen manuell avläsning krävs innan registrering.

Automatisk fältmappning

Uppgifter i dokumentet matchas mot rätt fält i mottagande system.

Informationen hamnar rätt utan manuell överföring.

Osäkerhetsflaggning

Tolkningar med låg säkerhet markeras för manuell granskning istället för att registreras direkt.

Felaktig data fångas upp innan den skapar problem.

Dublettkontroll

Nya poster matchas mot befintliga innan de skapas i systemet.

Samma faktura eller kund registreras inte flera gånger.

Volymhantering

AI:n hanterar stora mängder dokument samtidigt utan att tappa fart.

Inga flaskhalsar vid månadsskiften eller höga volymer.

Spårbar logg

Varje registrering loggas med källdokument och tolkningsunderlag.

Full spårbarhet vid avstämning eller revision.

Vad AI Dataentry kopplas mot

Dokumenten kommer in via flera kanaler, och datan ska sedan hamna i rätt system.

Ekonomisystem

Fortnox
Visma
Business Central

Här registreras fakturor, kvitton och andra ekonomiska underlag.

Affärs- och verksamhetssystem

CRM-system
ERP-system
Branschspecifika system

Formulärdata och beställningar ska registreras i rätt verksamhetssystem.

E-post och filinkorgar

Outlook
Gmail
Delade mappar

Många dokument kommer in via mejl som bilaga och behöver plockas ut därifrån.

Skanning och mobil dokumentation

Skannerlösningar
Mobilappar för dokumentinsamling

Pappersdokument som fotograferas eller skannas in behöver samma automatiska tolkning.

Har ni ett äldre system utan modernt API bygger vi integrationslagret själva, ofta via schemalagda export- och importflöden.

Tre verksamheter, tre olika dataentry-behov

Samma princip — läsa, tolka och registrera — men anpassad efter varje bolags dokumentflöde.

Redovisningsbyrå med hög fakturavolym

Leverantörsfakturor kommer i olika format från hundratals leverantörer och registreras manuellt.

AI:n läser varje faktura, matchar mot rätt konto och leverantör och registrerar den i ekonomisystemet.

Fakturaregistreringen tar avsevärt kortare tid och färre fel behöver rättas i efterhand.

Bygg- och installationsbolag med formulärbaserade beställningar

Materialbeställningar fylls i på papper eller enkla formulär och skrivs sedan in manuellt i affärssystemet.

AI:n läser av det ifyllda formuläret och skapar beställningen direkt i systemet.

Beställningar registreras samma dag istället för att ligga i en hög väntandes på inmatning.

Fastighetsbolag med hyresavtal och ansökningar

Ansökningar om lägenheter och avtalsuppgifter registreras manuellt från inskickade dokument.

AI:n läser ansökningarna, extraherar relevanta uppgifter och skapar posten i fastighetssystemet.

Handläggarna lägger tiden på bedömning istället för att skriva av uppgifter för hand.

Vad ni får ut av det

Effekten mäts i tid frigjord från manuell knappning och hur få fel som når fram till systemen.

Automatisk

Registrering

Dokument tolkas och matas in utan manuell knappning.

Färre fel

Datakvalitet

Konsekvent tolkning minskar risken för mänskliga inmatningsfel.

Ingen flaskhals

Volymhantering

Höga volymer hanteras utan att kapaciteten blir en begränsning.

Snabbare

Genomloppstid

Dokument registreras samma dag istället för att ligga och vänta.

Spårbart

Underlag

Varje registrering går att härleda till sitt källdokument.

Mindre admin

Personaltid

Personalen frigörs från repetitiv inmatning till mer värdeskapande arbete.

Endast på denna sida

Så säkerställer vi att felaktig data inte når era system

Automatisk registrering måste vara pålitlig från dag ett. Vi bygger in kontrollsteg som fångar osäkra tolkningar innan de skapar problem längre fram.

1. Säkerhetsbedömning per fält

Varje avläst uppgift får en säkerhetsnivå baserat på hur tydlig källan var.

2. Manuell granskningskö

Tolkningar under en satt tröskel läggs i en kö för snabb mänsklig kontroll istället för att registreras direkt.

3. Dubblettkontroll före registrering

Nya poster stäms av mot befintlig data för att undvika dubbelregistrering.

4. Kontinuerlig träffsäkerhetsuppföljning

Vi mäter hur ofta AI:ns tolkningar behöver korrigeras och justerar modellen därefter.

AI Dataentry jämfört med manuell registrering

De flesta jämför mot att fortsätta knappa in för hand. Skillnaden syns tydligast i hastighet och felfrekvens.

Aspekt	AI Dataentry	Manuell registrering
Registreringstid	Sekunder per dokument	Flera minuter per dokument
Felfrekvens	Konsekvent tolkning med flaggning vid osäkerhet	Varierar med trötthet och distraktion
Volymkänslighet	Samma hastighet oavsett volym	Flaskhalsar vid höga volymer
Spårbarhet	Varje post kopplad till källdokument	Beror på manuell dokumentation

Passar er verksamhet?

AI Dataentry ger mest effekt där stora volymer likartade dokument registreras manuellt idag.

Redovisning och ekonomikonsulter

Höga volymer leverantörsfakturor som idag registreras för hand.

Redovisning

Bygg och installation

Formulärbaserade beställningar och underlag som ska in i affärssystemet.

Bygg

Fastighet och bostadsförvaltning

Ansökningar och avtalsuppgifter som registreras från inskickade dokument.

Fastighet

E-handel med leverantörsflöden

Inköpsorder och leveransdokument som ska matchas mot lagersystemet.

E-handel

När lösningen inte passar

— Verksamheter med mycket låg dokumentvolym där manuell inmatning tar minuter per vecka
— Dokument med extremt varierande och ostrukturerat innehåll som saknar återkommande mönster
— Verksamheter utan digitalt mottagande system att registrera datan i

Vanliga frågor om AI Dataentry

Det vi oftast får höra från ekonomi- och verksamhetsansvariga.

Vilka typer av dokument kan AI:n läsa?

Vanligtvis fakturor, formulär, ansökningar och andra strukturerade eller halvstrukturerade dokument i PDF, bild eller skannat format.

Måste vi byta system dit datan registreras?

Nej, vi bygger integrationen mot ert befintliga ekonomi- eller affärssystem förutsatt att det har ett API.

Vad händer om AI:n är osäker på en tolkning?

Posten flaggas för manuell granskning istället för att registreras automatiskt, så att fel inte når systemet.

Hur hanteras pappersdokument?

De skannas eller fotograferas in och AI:n läser innehållet på samma sätt som ett digitalt dokument.

Kan AI:n hantera dokument på flera språk?

Ja, tolkningen kan tränas på dokument oavsett språk förutsatt att vi får exempel att utgå från.

Hur säkerställs att känslig data hanteras korrekt?

Vi kör i EU-region och minimerar den data som skickas till modellen. Känslig information hanteras enligt era befintliga rutiner och GDPR.

Vad kostar en AI Dataentry-lösning?

Kostnaden styrs av dokumentvolym och antal system som ska kopplas in. Räkna på ert fall i vår priskalkylator.

Hur lång tid tar implementationen?

En avgränsad dokumenttyp, till exempel leverantörsfakturor, är oftast i skarp drift efter tre till fyra veckor.

Kan lösningen hantera flera dokumenttyper samtidigt?

Ja, men vi rekommenderar att börja med en dokumenttyp och utöka i takt med att träffsäkerheten bevisas.

Vad händer om ett dokumentformat ändras helt?

Vi följer upp träffsäkerheten löpande och justerar tolkningsmodellen om format eller leverantörer förändras.

Relaterade lösningar

AI Rapportering

Sätter ihop rapporter från den data som registrerats.

AI Orderhantering

Automatiserar hela flödet från order till registrering.

AI Integrationer

Kopplingen mellan AI och era övriga system.

Relaterade guider

Koppla AI mot affärssystemet

Hur integrationen mot ekonomi- och verksamhetssystem görs.

AI-agenter i produktion

Vad som krävs för att automatiska flöden ska hålla i skarp drift.

Vad kostar AI för företag?

Kostnadsdrivare för dokumentdrivna AI-lösningar.

Hur många timmar går åt till manuell inmatning varje vecka?

Boka en kostnadsfri AI-analys så går vi igenom era dokumentflöden och pekar ut var AI kan ta över registreringen först.

Läs mer om oss